Von Trello oder Tabellen migrieren: Projekte, Vorlagen und Automationen sauber übernehmen

Wer mit dem Suchbegriff „migrate to project management software“ nach einer Anleitung sucht, braucht meist keinen weiteren Toolvergleich, sondern einen verlässlichen Migrationsplan. Entscheidend ist, Projekte, Verantwortlichkeiten, Vorlagen und Automationen kontrolliert zu übertragen, ohne laufende Kundenarbeit oder wichtige Verlaufsdaten zu gefährden.

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Vor der Migration Daten und Prozesse inventarisieren

Eine Migration beginnt nicht mit dem Import, sondern mit einer Bestandsaufnahme. Trello Boards und Tabellen enthalten oft über Jahre gewachsene Sonderlösungen, die im neuen System nicht automatisch sinnvoller werden.

Erfasse zunächst für jedes aktive Projekt:

Projektname und Status
zuständige Personen
Aufgaben, Fristen und Prioritäten
benutzerdefinierte Felder
Checklisten und Unteraufgaben
Kommentare, Anhänge und Links
wiederkehrende Aufgaben
Regeln, Benachrichtigungen und externe Integrationen
Zugriffsrechte für Kunden oder freie Mitarbeitende

Teile die Inhalte anschließend in drei Gruppen ein: aktiv, archivierungswürdig und verzichtbar. Abgeschlossene Testprojekte, doppelte Kontakte oder veraltete Vorlagen sollten nicht ungeprüft in das neue System übernommen werden.

Bei Tabellen lohnt sich zusätzlich eine technische Bereinigung. Einheitliche Datumsformate, eindeutige Spaltennamen und konsistente Statuswerte reduzieren Fehler beim Import. Aus mehreren Schreibweisen wie „In Arbeit“, „läuft“ und „ongoing“ sollte vorab ein gemeinsamer Status werden.

Erstelle außerdem eine Sicherung der Quelldaten. Dazu gehören Exporte der Trello Boards beziehungsweise Tabellenkopien sowie ein Verzeichnis wichtiger Anhänge. Diese Sicherung bleibt unverändert, bis die Migration geprüft und intern freigegeben wurde.

Felder und Zuständigkeiten auf das neue System abbilden

Vor dem vollständigen Import brauchst du eine Zuordnung zwischen alter und neuer Struktur. Eine Trello Liste muss beispielsweise nicht zwingend zu einer Gruppe im neuen Tool werden. Je nach Arbeitsweise kann sie auch einen Status, eine Projektphase oder eine separate Ansicht darstellen.

Eine einfache Zuordnungstabelle schafft Klarheit:

Bisherige Struktur	Mögliche Zielstruktur	Vorab klären
Trello Board	Projekt oder Board	Ein Board pro Kunde oder pro Leistungsbereich?
Trello Liste	Gruppe oder Status	Bildet die Liste eine Phase oder einen Zustand ab?
Trello Karte	Aufgabe oder Element	Werden Unteraufgaben separat benötigt?
Tabellenzeile	Aufgabe, Kontakt oder Anfrage	Gibt es eine eindeutige ID?
Tabellenspalte	Feld beziehungsweise Spalte	Stimmen Datentyp und Format überein?
Kartenmitglied	Verantwortliche Person	Verfügt die Person über den nötigen Zugang?
Label	Kategorie, Priorität oder Status	Gibt es doppelte oder unklare Labels?

Für ein System wie monday.com sollte diese Zielstruktur zuerst in einer kleinen Testumgebung gebaut werden. Informationen zu Anbieter und Partnerprogramm findest du beim monday.com Affiliate-Programm. Ob das Tool fachlich und preislich passt, hängt jedoch von den benötigten Ansichten, Automationen, Integrationen und Benutzerrollen ab.

Teste den Import zunächst mit einem abgeschlossenen und einem aktiven Projekt. Das abgeschlossene Projekt zeigt, ob historische Informationen korrekt ankommen. Das aktive Projekt deckt Probleme bei Fristen, Zuständigkeiten und laufenden Automationen auf.

Prüfe nach dem Testimport mindestens:

Anzahl der Aufgaben und Unteraufgaben
Statuswerte und Prioritäten
Datumsfelder und Zeitzonen
zugewiesene Personen
Kommentare und Anhänge
Verknüpfungen zwischen Projekten
Rechte interner und externer Beteiligter
Filter, Ansichten und Berichte

Vorlagen aus echten Abläufen neu aufbauen

Vorlagen sollten nicht blind kopiert werden. Eine alte Vorlage kann unnötige Felder, überholte Freigabeschritte oder Abhängigkeiten enthalten, die nur wegen der Grenzen des bisherigen Systems entstanden sind.

Nimm stattdessen einen realen, häufig wiederkehrenden Ablauf als Grundlage. Für eine Agentur eignet sich etwa der Prozess von der Kundenanfrage bis zur Abnahme:

Anfrage erfassen und qualifizieren
Angebot vorbereiten und freigeben
Projekt anlegen und Verantwortliche zuweisen
Briefing sowie Dateien einsammeln
Umsetzung planen und bearbeiten
interne Qualitätsprüfung durchführen
Kundenfeedback dokumentieren
Korrekturen umsetzen
Abnahme und Übergabe festhalten

Baue diesen Ablauf zuerst manuell im Zielsystem nach. Achte darauf, welche Informationen wirklich pro Aufgabe benötigt werden und welche besser auf Projekt- oder Kundenebene liegen. Erst nach einem vollständigen Testlauf sollte daraus eine wiederverwendbare Vorlage entstehen.

In unserem Silo wird dafür bei jedem untersuchten Tool derselbe Agentur-Workflow von der Anfrage bis zur Abnahme nachgebaut. Dokumentiert wird auch, welche Schritte ohne zusätzlichen Sitz oder kostenpflichtiges Zusatzmodul möglich sind. Dadurch lässt sich ein Tool nicht nur anhand seiner Funktionsliste bewerten, sondern anhand eines reproduzierbaren Arbeitsablaufs. Weitere Auswahlkriterien stehen im Hauptkapitel.

Plane für Vorlagen eine verantwortliche Person ein. Sie prüft Änderungen, pflegt Statuswerte und verhindert, dass mehrere fast identische Versionen parallel entstehen. Laufende Projekte sollten bei späteren Vorlagenänderungen nicht automatisch umgebaut werden, sofern die Auswirkungen auf Zuständigkeiten und Fristen ungeklärt sind.

Automationen kontrolliert übertragen und Kosten prüfen

Automationen lassen sich selten eins zu eins übernehmen. Eine Trello Regel kann im neuen System andere Auslöser, Bedingungen oder Berechtigungen benötigen. Dokumentiere jede bestehende Automation deshalb zunächst in verständlicher Form:

Wenn eine Aufgabe den Status „Freigabe“ erhält, wird sie der zuständigen Qualitätsprüfung zugewiesen und eine Benachrichtigung ausgelöst.

Mit dieser Beschreibung lässt sich die Regel unabhängig vom alten Tool neu aufbauen. Ergänze für jede Automation den Auslöser, die Bedingungen, die Aktion, die verantwortliche Person und einen Testfall.

Aktiviere Automationen schrittweise. Beginne mit risikoarmen Regeln wie Benachrichtigungen oder dem Setzen eines Datums. Regeln, die Aufgaben verschieben, Datensätze erzeugen oder externe Systeme verändern, sollten erst nach mehreren erfolgreichen Testläufen eingeschaltet werden.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen diese Fälle:

Regeln, die sich gegenseitig auslösen
Benachrichtigungen an ehemalige Teammitglieder
Automationen mit persönlichen Konten
Integrationen zu E-Mail, CRM oder Buchhaltung
Regeln mit monatlichen Ausführungslimits
Funktionen, die nur in bestimmten Tarifen verfügbar sind

Auch die Lizenzkosten gehören in den Migrationsplan. Der angezeigte Preis pro Sitz reicht für einen belastbaren Vergleich nicht aus. Teamgröße, jährliche oder monatliche Abrechnung, Mindestanzahl an Sitzen und benötigte Premium-Funktionen verändern den effektiven Monatspreis.

Unser eigener Sitz-Kosten-Rechner berechnet diesen effektiven Monatspreis für mindestens 24 Kombinationen aus Teamgröße, Abrechnungsintervall und erforderlichen Premium-Funktionen. Zusammen mit dem identischen Agentur-Workflow zeigt er, ob ein günstiger Einstiegspreis im praktischen Betrieb zusätzliche Sitze oder Module erfordert.

Für den eigentlichen Wechsel empfiehlt sich ein klarer Stichtag. Ab diesem Zeitpunkt werden neue Aufgaben nur noch im Zielsystem angelegt. Das alte System bleibt zunächst lesbar, wird aber nicht mehr parallel gepflegt. Eine kurze Übergangsphase mit zwei aktiv bearbeiteten Datenbeständen führt schnell zu widersprüchlichen Statusangaben.

Häufige Fragen

Kann ich Trello Boards vollständig in eine Projektmanagement-Software importieren?

Das hängt vom Zielsystem und vom verwendeten Importweg ab. Karten, Listen, Beschreibungen und Termine lassen sich häufig leichter übertragen als Kommentare, Anhänge, Checklisten, Automationen oder Aktivitätsverläufe. Ein Testimport zeigt, welche Inhalte manuell ergänzt oder separat archiviert werden müssen.

Wie migriere ich Projekte aus Excel oder Google Sheets?

Bereinige zuerst Spaltennamen, Datumsformate, Statuswerte und doppelte Zeilen. Weise anschließend jede Spalte einem passenden Feld im Zielsystem zu. Importiere zunächst eine Kopie mit wenigen Datensätzen und vergleiche das Ergebnis Zeile für Zeile mit der Quelle.

Sollte ich alle alten Projekte übernehmen?

Nein. Aktive Projekte sollten vollständig geprüft übertragen werden. Abgeschlossene Projekte können je nach Aufbewahrungspflicht importiert oder als unveränderlicher Export archiviert werden. Veraltete Testdaten und Duplikate belasten die Suche und Berichte im neuen System.

Wie lange sollte das alte Tool verfügbar bleiben?

Das richtet sich nach Projektlaufzeiten, Vertragsbedingungen und Aufbewahrungspflichten. Sinnvoll ist eine befristete Phase mit Lesezugriff, in der das Team fehlende Informationen nachschlagen kann. Vor der Kündigung sollten Exporte, Anhänge, Zugriffsrechte und die Wiederherstellbarkeit der Sicherung geprüft sein.