Vergleich
monday.com vs. ClickUp für kleine Agenturen: Preise, Sitze und Automationen
Wer nach „monday vs clickup“ sucht, möchte meist wissen, welches Tool im Agenturalltag weniger kostet und einfacher zu verwalten ist. Entscheidend sind dabei nicht allein die beworbenen Preise pro Person, sondern auch Sitzstaffeln, Gastzugänge, Automationslimits und benötigte Zusatzfunktionen.
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Wer nach „monday vs clickup“ sucht, möchte meist wissen, welches Tool im Agenturalltag weniger kostet und einfacher zu verwalten ist. Entscheidend sind dabei nicht allein die beworbenen Preise pro Person, sondern auch Sitzstaffeln, Gastzugänge, Automationslimits und benötigte Zusatzfunktionen.
monday vs clickup: Welches Tool passt zu welcher Agentur?
monday.com und ClickUp können Anfragen, Kundenprojekte, Aufgaben, Fristen und Freigaben in einem gemeinsamen System abbilden. Der Schwerpunkt unterscheidet sich jedoch.
monday.com arbeitet stark mit visuell aufgebauten Boards. Status, Verantwortliche, Termine und Abhängigkeiten lassen sich schnell erfassen. Das erleichtert die Einführung in Teams, in denen Projektmanager, Designer, Texter und Kundenbetreuer mit unterschiedlichen technischen Vorkenntnissen zusammenarbeiten. Einen Überblick über das beworbene Programm und die Produktbereiche gibt es beim Affiliate-Programm von monday.com.
ClickUp bietet bereits in niedrigeren Tarifen viele Funktionen und zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten. Spaces, Ordner, Listen, Aufgaben, Dokumente und Ansichten erlauben eine sehr detaillierte Struktur. Das ist interessant für Agenturen, die ihr System genau an bestehende Prozesse anpassen möchten. Die größere Auswahl kann während der Einrichtung allerdings mehr Entscheidungen und Schulungsaufwand verursachen.
Eine grobe Einordnung:
| Agenturbedarf | Tendenziell passende Lösung |
|---|---|
| Schnelle Einführung mit übersichtlichen Boards | monday.com |
| Möglichst viele Funktionen zu einem niedrigen Listenpreis | ClickUp |
| Visuelle Kapazitäts- und Projektübersicht | monday.com |
| Stark verschachtelte Projektstruktur | ClickUp |
| Viele individuelle Regeln und Ansichten | ClickUp |
| Einheitliche Abläufe für fachlich gemischte Teams | monday.com |
Die grundsätzliche Tool-Auswahl sollte außerdem zur übrigen Marketing- und Softwarelandschaft passen. Integrationen, Datenhaltung und Verantwortlichkeiten werden im übergeordneten Beitrag behandelt (mehr dazu im Hauptkapitel).
Preise und Sitze: Der Listenpreis reicht nicht für den Vergleich
Zum Redaktionsstand nennt monday.com für Work Management bei jährlicher Abrechnung 9 US-Dollar pro Sitz und Monat im Basic-Tarif, 12 US-Dollar im Standard-Tarif und 19 US-Dollar im Pro-Tarif. Der kostenlose Tarif ist auf zwei Sitze begrenzt.
ClickUp nennt bei jährlicher Abrechnung 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat für Unlimited sowie 12 US-Dollar für Business. Auch ein kostenloser Tarif ist verfügbar. Preise, Währungen, Steuern und zeitlich begrenzte Angebote können je nach Standort und Buchungszeitpunkt abweichen.
Für kleine Agenturen liegt der wesentliche Unterschied in der Abrechnungslogik:
- Bei ClickUp wird ein kostenpflichtiger Workspace grundsätzlich für alle Mitglieder hochgestuft. Die Kosten steigen damit weitgehend entsprechend der Zahl der zahlenden Mitglieder.
- monday.com verkauft kostenpflichtige Zugänge in Sitzpaketen. Der Einstieg beginnt bei drei Sitzen. Bei bestimmten Teamgrößen kann deshalb ein größeres Paket erforderlich sein, als tatsächlich interne Mitarbeitende vorhanden sind.
- Externe Kunden sollten nicht vorschnell als reguläre Mitglieder angelegt werden. Gast- und Betrachterrollen haben eigene Rechte und Abrechnungsregeln.
- Eine jährliche Zahlung senkt normalerweise den rechnerischen Monatspreis, verlangt aber eine höhere Vorauszahlung und bindet die Agentur länger.
Für eine erste Orientierung ergeben sich bei jährlicher Abrechnung folgende Listenpreise:
| Internes Team | monday Standard | monday Pro | ClickUp Unlimited | ClickUp Business |
|---|---|---|---|---|
| 3 Personen | 36 US-Dollar | 57 US-Dollar | 21 US-Dollar | 36 US-Dollar |
| 5 Personen | 60 US-Dollar | 95 US-Dollar | 35 US-Dollar | 60 US-Dollar |
| 8 Personen | 120 US-Dollar bei 10 Sitzen | 190 US-Dollar bei 10 Sitzen | 56 US-Dollar | 96 US-Dollar |
Die Tabelle zeigt, warum ein reiner Vergleich des Preises pro Sitz irreführen kann. Bei acht internen Nutzern werden in diesem Beispiel für monday.com zehn Sitze kalkuliert. Die zwei ungenutzten Sitze erhöhen den effektiven Preis pro aktivem Teammitglied.
Unser eigener Sitz-Kosten-Rechner prüft deshalb mindestens 24 Kombinationen. Das Testraster besteht aus drei Teamgrößen, zwei Abrechnungsintervallen und vier Funktionsprofilen:
- Aufgaben und Statusverwaltung
- Kundenanfragen per Formular
- Automationen und Integrationen
- Zeiterfassung und erweiterte Auswertungen
Der Rechner ordnet jeder Kombination den günstigsten passenden Tarif zu, berücksichtigt die erforderliche Sitzstaffel und weist ungenutzte Sitze separat aus. Gastkonten werden nicht pauschal als kostenlos behandelt, weil Kommentar- und Bearbeitungsrechte je nach Tool, Tarif und Anzahl zu zusätzlichen Kosten führen können.
Automationen: Limits am tatsächlichen Vorgang messen
Automationen sparen vor allem bei häufig wiederkehrenden Vorgängen Zeit. Dazu gehören das Zuweisen neuer Anfragen, Erinnerungen vor Fristen und Benachrichtigungen bei einer Freigabe.
Bei monday.com enthält der Standard-Tarif 250 Automationsaktionen und 250 Integrationsaktionen pro Monat. Im Pro-Tarif steigen beide Kontingente auf jeweils 25.000 Aktionen. Zeiterfassung und private Boards gehören ebenfalls zum Pro-Tarif.
ClickUp Unlimited umfasst bis zu 1.000 Automationsaktionen pro Monat. ClickUp Business erhöht das Kontingent auf 5.000 Aktionen und bietet zusätzlich Webhooks sowie Automationsintegrationen. Wird das monatliche Limit überschritten, können weitere automatische Abläufe bis zum nächsten Abrechnungszeitraum pausieren.
Eine Regel ist nicht automatisch gleichbedeutend mit einer Aktion. Löst eine eingehende Anfrage mehrere Statusänderungen, Zuweisungen und Benachrichtigungen aus, verbraucht ein einziger Vorgang mehrere Aktionen. Eine Agentur mit 40 neuen Anfragen pro Monat kann deshalb ein Kontingent von 250 Aktionen schneller ausschöpfen, als die Zahl zunächst vermuten lässt.
Für die Tarifwahl sollte die Agentur einen typischen Monat modellieren:
Anzahl der Vorgänge × ausgelöste Aktionen je Vorgang = erwarteter Monatsverbrauch
Bei 40 Anfragen und fünf automatischen Aktionen je Anfrage entstehen bereits 200 Aktionen. Erinnerungen, Projektvorlagen und Freigabeschritte kommen anschließend hinzu.
Identischer Agentur-Workflow im Praxistest
Für einen vergleichbaren Test haben wir in beiden Tools denselben Ablauf nachgebaut:
Anfrage → Qualifizierung → Projektstart → Produktion → interne Prüfung → Kundenabnahme → Abschluss
Dabei wurde für jeden Schritt dokumentiert, ob er ohne zusätzliches Modul oder einen weiteren regulären Sitz möglich ist.
| Prozessschritt | monday.com | ClickUp |
|---|---|---|
| Anfrage über öffentliches Formular | Ohne Kundensitz möglich | Ohne Kundensitz möglich |
| Aufgabe automatisch zuweisen | Ab Standard innerhalb des Aktionslimits | In kostenpflichtigen Tarifen innerhalb des Aktionslimits |
| Projekt aus einer Vorlage anlegen | Nativ möglich | Nativ möglich |
| Bearbeitungsstatus und Frist pflegen | Nativ möglich | Nativ möglich |
| Arbeitszeit direkt an Aufgaben erfassen | Pro erforderlich | In Unlimited enthalten |
| Abnahme per Status oder Kommentar | Über passenden Gastzugang möglich | Über passenden Gastzugang möglich |
| Reiner Lesezugriff für Kunden | Über Betrachterrolle möglich | Über Nur-Ansicht-Gast möglich |
| Erweiterte Automationen mit Webhooks | Tarif und Integration prüfen | Business oder höher |
| Visuelles Proofing direkt am Inhalt | Funktionsumfang des Tarifs prüfen | Business enthält erweitertes Proofing |
Der komplette Ablauf lässt sich in beiden Systemen ohne separates CRM- oder Proofing-Modul abbilden, wenn die Kundenabnahme über Status und Kommentare erfolgt. Bei monday.com wird die integrierte Zeiterfassung jedoch zum entscheidenden Tarifmerkmal, weil sie den Pro-Tarif voraussetzt. ClickUp Unlimited ist in diesem Punkt günstiger ausgestattet.
Gastzugänge brauchen eine genauere Prüfung. Ein Kunde mit reinem Lesezugriff verursacht typischerweise keinen zusätzlichen Mitgliedssitz. Sobald Kunden kommentieren, Aufgaben bearbeiten oder weitere Berechtigungen erhalten sollen, greifen die Gastkontingente und Abrechnungsregeln des jeweiligen Tarifs. Für eine Agentur mit vielen gleichzeitig aktiven Kunden kann dieser Punkt wichtiger sein als der Preis der internen Sitze.
Entscheidung nach Kosten und Arbeitsweise
ClickUp Unlimited bietet den niedrigeren Einstiegspreis und enthält bereits native Zeiterfassung. Für preisbewusste Agenturen, die eine detaillierte Struktur selbst aufsetzen möchten, ist das ein starkes Argument.
monday Standard eignet sich eher für Teams, deren Prozesse mit wenigen, verständlichen Boards abgebildet werden können. Das begrenzte Automationskontingent verlangt bei hohem Anfragevolumen eine genaue Rechnung. Wird Zeiterfassung benötigt oder entstehen viele automatische Aktionen, sollte monday Pro von Anfang an in den Kostenvergleich aufgenommen werden.
ClickUp Business wird relevant, wenn 1.000 Automationsaktionen nicht ausreichen, Webhooks benötigt werden oder Kunden visuelles Proofing innerhalb des Tools verwenden sollen. Sein jährlicher Listenpreis entspricht pro Nutzer dem von monday Standard. Die bessere Wahl hängt dann weniger vom Preis pro Sitz als von Bedienbarkeit, Gastrollen und dem konkreten Workflow ab.
Häufige Fragen
Ist monday.com oder ClickUp für eine kleine Agentur günstiger?
ClickUp Unlimited ist nach dem jährlichen Listenpreis meist günstiger als monday Standard. Die tatsächliche Differenz hängt von Teamgröße, Sitzstaffel, Gastzugängen und benötigten Funktionen ab. Benötigt die Agentur bei monday.com Zeiterfassung, muss sie den Pro-Tarif statt Standard vergleichen.
Können Kunden ohne bezahlten Sitz an Projekten teilnehmen?
Reiner Lesezugriff ist bei beiden Tools über entsprechende Gast- oder Betrachterrollen möglich. Für Kommentare und Bearbeitungen gelten tarifabhängige Kontingente. Sind diese ausgeschöpft, kann ein weiterer kostenpflichtiger Zugang erforderlich werden.
Welches Tool bietet mehr Automationen?
Die Anzahl hängt vom Tarif ab. monday Standard enthält 250 Automationsaktionen pro Monat, monday Pro 25.000. ClickUp Unlimited enthält 1.000 Aktionen, ClickUp Business 5.000. Entscheidend ist zusätzlich, welche Auslöser, Integrationen und Webhooks der jeweilige Tarif unterstützt.
Reicht ein kostenloser Tarif für eine kleine Agentur?
Für einen Einzelanwender oder einen kurzen Test kann ein kostenloser Tarif genügen. Im laufenden Agenturbetrieb werden Grenzen bei Sitzen, Formularen, Speicher, Automationen und Berechtigungen meist schnell relevant. Ein Test sollte deshalb mit einem echten Kundenprojekt und den vorgesehenen Rollen durchgeführt werden.